eArchiv und Work Flow
Effiziente und ordnungsgemäße eArchive & WF Systeme
Typische Fragestellungen
- Betriebswirtschaftlicher Mehrwert
- Gesetzliche Vorgaben
- Welche Anbieter
- Was archivieren
- Darf man Papier entsorgen
- Gelten ausländische Testate und Zertifizierungen
Einführungsberatung
- Rechtssicherheit
- Steuerliche Sicherheit
- Optimierter Prozess
- Richtige Systemauswahl
Gutachten zur Ordnungsmäßigkeit
Gesetzliche Normen
- Bundesabgabenordnung (BAO)
- Betrugsbekämpfungsgesetz 2006
- Unternehmensgesetzbuch (UGB)
- Unternehmensrechts-Änderungsgesetz 2008 („Euro-SOX“)
- Fachgutachten zur „Ordnungsmäßigkeit von EDV-Buchführungen“ (KFS/DV1)
- Fachgutachten DV2
- Verbandsverantwortlichkeitsgesetz
- GmbH-Gesetz, Aktiengesetz
- Datenschutzgesetz
- Signaturgesetz und EU Signaturrichtlinie
- E-Governmentgesetz
- Fälschlicher Einsatz von in Österreich nicht gültigen Normen wie z.B. GDPDU und GOBS
Resultierende Anforderungen
- Einführung bzw. Anpassung des Internen Kontrollsystems (IKS)
- Aufbewahrungspflicht
- 7 Jahre, z.B. in Deutschland mind. 10 Jahre
- Gebäude mind. 12 Jahre
- Revisionssicheres Archiv
- vollständig, geordnet, inhaltsgleich
- urschriftgetreu
- nachvollziehbar (einschl. Versionierung)
- elektronisch auswertbar
- in angemessener Zeit zur Verfügung stellen können
- Digitale Signaturen und eRechnungen
- Amtssignatur für Behörden
- Testate zum gesetzeskonformen Einsatz
Nachvollziehbarkeit
- Inhaltsgleiche Wiedergabe (§132 BAO, §190 UGB): Bezieht sich ausschließlich auf den Inhalt der Dokumente. Beispiel: Daten- und Formularinformationen sind in Anwendungen getrennt
- Urschriftsgetreue Wiedergabe (§132 BAO, §190 UGB): alle Merkmale, die Beweiskraft haben, müssen erhalten bleiben; gilt für Dokumente, die originär auf Papier erstellt worden sind
- §212 UGB: Aufbewahrungspflicht
- §216 UGB: Vorlage von Unterlagen auf Datenträgern
- Zu Beachten: Prüfung des IKS, Going Concern, Dateiformate mit dynamischen Inhalten, Ausdruck von eRechnung, GOB
Datenschutzgesetz
- Einführung bzw. Anpassung des Internen Kontrollsystems (IKS)
- Aufbewahrungspflicht
- 7 Jahre, z.B. in Deutschland mind. 10 Jahre
- Gebäude mind. 12 Jahre
- Revisionssicheres Archiv
- vollständig, geordnet, inhaltsgleich
- urschriftgetreu
- nachvollziehbar (einschl. Versionierung)
- elektronisch auswertbar
- in angemessener Zeit zur Verfügung stellen können
- Digitale Signaturen und eRechnungen
- Amtssignatur für Behörden
- Testate zum gesetzeskonformen Einsatz
- Abstimmung des gemeinsamen Vorgehens
- Kick Off Meeting
Evaluierung der Planung und Dokumentation des Archivierungsvorganges
Abgrenzung des Prozesses (organisatorisch und technisch) zu den vor- und nachgelagerten bzw. angrenzenden Bereichen
- Evaluierung der Dokumentation bzw.
- Abklärung mit der Organisation bzgl. der gesetzlichen Vorgaben
Übersichtsabbildung des IST-Prozesses zur Archivierung
- Evaluierung der Dokumentation der Migrationsstrategie der archivierten Daten für die geforderten Zeiträume.
- Gestaltung der Langzeitarchivierungs-Strategie
Prozessaufnahme der Archivierungsprozesse im Detail
- Begutachtung der technischen Realisierung gemäß den gesetzlichen Bestimmungen und der internen Vorgaben der Organisation
- Anpassungen durchführen
- Scanner: Auswahl von Hardware und Software, Einrichten des Scann – Betriebes.
- Optimieren des optischen Erfassens der Belege
- Begutachtung der Wiederauffindbarkeit
- Anpassungen durchführen
- Datensicherungsmaßnahmen und Aufbewahrung der Originaldokumente
- Schutz vor Manipulation / Berechtigungskonzeption
- Stichproben/Test der Belege (gesamter Prozess des Lifecycles der Dokumente innerhalb des Organisation-Archivsystems)
Prozesse fertig umsetzen, Scannverfahren inkl. benötigter Komponenten, Koordination mit den IT / SW Lieferanten, Anwälten, Wirtschaftsprüfern
O.P.P. Gutachten oder Testat durch einen internationalen Wirtschaftsprüfer (BIG4)
- effektiv / kontrolliert: Lernkurven werden angewandt und automatisiert und die Prozesse sind überwacht und gemessen.
Es ist möglich, die Einhaltung von Verfahren zu überwachen und zu messen sowie Aktionen dort zu ergreifen, wo Prozesse nicht wirksam funktionieren. Prozesse werden laufend verbessert und folgen dem Gelernten. Automatisierung und Werkzeugunterstützung findet statt. Prozesse wurden basierend auf laufender Verbesserung auf ein Best-Practice-Niveau verbessert. IT wird integriert für die Workflow-Automatisierung verwendet, stellt Werkzeuge für die Verbesserung der Qualität und Wirksamkeit zur Verfügung und macht das Unternehmen flexibel, sich Änderungen anzupassen. - definiert: Prozesse sind dokumentiert und kommuniziert
- wiederholbar: Prozesse folgen einem regelmäßigen Muster
- initiiert: Prozesse sind ad-hoc und unorganisiert
- nicht existent: Management Prozesse werden nicht angewendet