eArchiv und Work Flow

Effiziente und ordnungsgemäße eArchive & WF Systeme

Typische Fragestellungen

Einführungsberatung

Gesetzliche Normen

Resultierende Anforderungen

Nachvollziehbarkeit

Datenschutzgesetz

  • Abstimmung des gemeinsamen Vorgehens
  • Kick Off Meeting

Evaluierung der Planung und Dokumentation des Archivierungsvorganges

Abgrenzung des Prozesses (organisatorisch und technisch) zu den vor- und nachgelagerten bzw. angrenzenden Bereichen

  • Evaluierung der Dokumentation bzw.
  • Abklärung mit der Organisation bzgl. der gesetzlichen Vorgaben

Übersichtsabbildung des IST-Prozesses zur Archivierung

  • Evaluierung der Dokumentation der Migrationsstrategie der archivierten Daten für die geforderten Zeiträume.
  • Gestaltung der Langzeitarchivierungs-Strategie

Prozessaufnahme der Archivierungsprozesse im Detail

  • Begutachtung der technischen Realisierung gemäß den gesetzlichen Bestimmungen und der internen Vorgaben der Organisation
  • Anpassungen durchführen
  • Scanner: Auswahl von Hardware und Software, Einrichten des Scann – Betriebes.
  • Optimieren des optischen Erfassens der Belege
  • Begutachtung der Wiederauffindbarkeit
  • Anpassungen durchführen
  • Datensicherungsmaßnahmen und Aufbewahrung der Originaldokumente
  • Schutz vor Manipulation / Berechtigungskonzeption
  •  
  • Stichproben/Test der Belege (gesamter Prozess des Lifecycles der Dokumente innerhalb des Organisation-Archivsystems)

Prozesse fertig umsetzen, Scannverfahren inkl. benötigter Komponenten, Koordination mit den IT / SW Lieferanten, Anwälten, Wirtschaftsprüfern

O.P.P. Gutachten oder Testat durch einen internationalen Wirtschaftsprüfer (BIG4)