eArchiv und Work Flow : O.P.P.

"Einsparungen & Ordnungsmäßigkeit,
durch konsequente Prozessoptimierung
von eArchiven & Workflow Systemen."
[Leopold Zeller]

Effiziente und ordnungsgemäße eArchive & WF Systeme

Typische Fragestellungen	Nutzen für Sie und Ihre Gesellschaft
Betriebswirtschaftlicher Mehrwert Gesetzliche Vorgaben Welche Anbieter Was archivieren Darf man Papier entsorgen Gelten ausländische Testate und Zertifizierungen	Einführungsberatung Rechtssicherheit Steuerliche Sicherheit Optimierter Prozess Richtige Systemauswahl Gutachten zur Ordnungsmäßigkeit
Gesetzliche Normen	Resultierende Anforderungen
Bundesabgabenordnung (BAO) Betrugsbekämpfungsgesetz 2006 Unternehmensgesetzbuch (UGB) Unternehmensrechts-Änderungsgesetz 2008 ("Euro-SOX") Fachgutachten zur "Ordnungsmäßigkeit von EDV-Buchführungen" (KFS/DV1) Fachgutachten DV2 Verbandsverantwortlichkeitsgesetz GmbH-Gesetz, Aktiengesetz Datenschutzgesetz Signaturgesetz und EU Signaturrichtlinie E-Governmentgesetz Fälschlicher Einsatz von in Österreich nicht gültigen Normen wie z.B. GDPDU und GOBS	Einführung bzw. Anpassung des Internen Kontrollsystems (IKS) Aufbewahrungspflicht 7 Jahre, z.B. in Deutschland mind. 10 Jahre Gebäude mind. 12 Jahre Revisionssicheres Archiv vollständig, geordnet, inhaltsgleich urschriftgetreu nachvollziehbar (einschl. Versionierung) elektronisch auswertbar in angemessener Zeit zur Verfügung stellen können Digitale Signaturen und eRechnungen Amtssignatur für Behörden Testate zum gesetzeskonformen Einsatz
Nachvollziehbarkeit	Datenschutzgesetz
Inhaltsgleiche Wiedergabe (§132 BAO, §190 UGB): Bezieht sich ausschließlich auf den Inhalt der Dokumente. Beispiel: Daten- und Formularinformationen sind in Anwendungen getrennt Urschriftsgetreue Wiedergabe (§132 BAO, §190 UGB): alle Merkmale, die Beweiskraft haben, müssen erhalten bleiben; gilt für Dokumente, die originär auf Papier erstellt worden sind §212 UGB: Aufbewahrungspflicht §216 UGB: Vorlage von Unterlagen auf Datenträgern Zu Beachten: Prüfung des IKS, Going Concern, Dateiformate mit dynamischen Inhalten, Ausdruck von eRechnung, GOB	Grundrecht auf Datenschutz: § 1 DSG 2000: Jeder hat Anspruch auf Achtung des Privat- und Familienlebens u. Anspruch auf Geheimhaltung der ihn betreffenden personenbezogenen Daten Risiko: Rechte der Betroffenen nach DSG 2000 Datensicherheitsmaßnahmen (§ 14) Auskunftsrecht (§ 26) Recht auf Richtigstellung / Löschung (§ 27) Widerspruchsrecht (§ 28) Können diese Anforderungen mit Ihrem IT–System erfüllt werden?

Schritte	Aktivitäten
1. Start	Abstimmung des gemeinsamen Vorgehens Kick Off Meeting
2. Erst- erhebungen	Evaluierung der Planung und Dokumentation des Archivierungsvorganges
3. Prozess- abgrenzung	Abgrenzung des Prozesses (organisatorisch und technisch) zu den vor- und nachgelagerten bzw. angrenzenden Bereichen
4. Evaluierung Rahmen- bedingungen	Evaluierung der Dokumentation bzw. Abklärung mit der Organisation bzgl. der gesetzlichen Vorgaben
5. Prozess (grob)	Übersichtsabbildung des IST-Prozesses zur Archivierung
6. Migration Langzeit- archivierung	Evaluierung der Dokumentation der Migrationsstrategie der archivierten Daten für die geforderten Zeiträume. Gestaltung der Langzeitarchivierungs-Strategie
7.Prozess- details	Prozessaufnahme der Archivierungsprozesse im Detail

Schritte	Aktivitäten
8. Technische Realisierung	Begutachtung der technischen Realisierung gemäß den gesetzlichen Bestimmungen und der internen Vorgaben der Organisation Anpassungen durchführen
9. Scan-Prozess, Belegerfassung	Scanner: Auswahl von Hardware und Software, Einrichten des Scann - Betriebes. Optimieren des optischen Erfassens der Belege
10. Wiederauf- findbarkeit (Retrieval- funktionen)	Begutachtung der Wiederauffindbarkeit Anpassungen durchführen
11. Sicherheit	Datensicherungsmaßnahmen und Aufbewahrung der Originaldokumente Schutz vor Manipulation / Berechtigungskonzeption
12. Test Belegfluss	Stichproben/Test der Belege (gesamter Prozess des Lifecycles der Dokumente innerhalb des Organisation-Archivsystems)
13. Umsetzung	Prozesse fertig umsetzen, Scannverfahren inkl. benötigter Komponenten, Koordination mit den IT / SW Lieferanten, Anwälten, Wirtschaftsprüfern
14. Testat / Gutachten	O.P.P. Gutachten oder Testat durch einen internationalen Wirtschaftsprüfer (BIG4)

effektiv / kontrolliert: Lernkurven werden angewandt und automatisiert und die Prozesse sind überwacht und gemessen.
Es ist möglich, die Einhaltung von Verfahren zu überwachen und zu messen sowie Aktionen dort zu ergreifen, wo Prozesse nicht wirksam funktionieren. Prozesse werden laufend verbessert und folgen dem Gelernten. Automatisierung und Werkzeugunterstützung findet statt. Prozesse wurden basierend auf laufender Verbesserung auf ein Best-Practice-Niveau verbessert. IT wird integriert für die Workflow-Automatisierung verwendet, stellt Werkzeuge für die Verbesserung der Qualität und Wirksamkeit zur Verfügung und macht das Unternehmen flexibel, sich Änderungen anzupassen.
definiert: Prozesse sind dokumentiert und kommuniziert
wiederholbar: Prozesse folgen einem regelmäßigen Muster
initiiert: Prozesse sind ad-hoc und unorganisiert
nicht existent: Management Prozesse werden nicht angewendet